Quelle est la mesure d'un professionnel de l'administration? Certains diraient qu'il s'agit avant tout d'aider votre manager à bien faire son travail, AKA faire en sorte que votre patron ait l'air bien.

Dans cet esprit, nous avons demandé aux professionnels qui ont été des deux côtés de la relation ce que les administrateurs peuvent faire pour aider leurs patrons à briller aussi fort que possible. Voici leurs 10 meilleurs conseils.

Découvrez ce dont le patron a besoin avant de savoir qu'il en a besoin

Les cadres sont souvent trop occupés pour anticiper autant qu'ils le souhaitent. Les administrateurs peuvent aider en invitant systématiquement leurs patrons.

« Quand le Dr deBethizy est sorti pour une réunion en fin d'après-midi, je lui ai remis un dossier avec tout ce qu'il avait à faire demain », déclare Jo Peay, assistante exécutive de Donald deBethizy, président de la société de biotechnologie Targacept. « Vous ne pouvez pas lire dans leurs pensées, mais vous devez anticiper leurs besoins ».

Boostez votre manager avec des recherches utiles

Les managers veulent préparer en profondeur les réunions avec les clients potentiels et les partenaires commerciaux, mais ils n'ont pas toujours le temps. Entrez l'administrateur.

Au fil des ans, «les administrateurs m'ont fait bien paraître en me donnant des idées sur la façon d'aborder les clients potentiels et en me donnant des recherches sur les entreprises» déclare Joyce Gioia, consultante en gestion et présidente de The Herman Group.

Laissez votre gestionnaire s'occuper de la situation dans son ensemble

« Les managers aiment les concepts et traitent avec les gens, mais pas tellement les documents papier ou électroniques et les détails » ; explique Susan Fenner, gestionnaire de l'éducation et du développement professionnel à l'Association internationale des professionnels de l'administration (IAAP). Des administrateurs qui suivent leurs cadres & rsquo; le travail de détail peut les aider à rester au top.

Comblez les lacunes du patron

Avouons-le : une partie importante de la mise en valeur de votre patron consiste à compenser ses faiblesses. «Chaque patron aura des choses qu'il devrait faire mais qu'il préfère ne pas faire» dit Billie Blair, consultante en gestion et présidente de Leading and Learning Inc. «Le travail de l'administrateur est de comprendre ce que le patron met toujours de côté et de combler ces lacunes, que ce soitretour des appels téléphoniques, en s'occupant de la paperasse ou d'autres tâches administratives.

Aidez votre patron à tenir ses promesses

Que ce soit lors d'une longue réunion ou lors d'un court appel téléphonique, votre responsable peut accepter des éléments d'action sans les noter pour un suivi futur. Vous pouvez aider ici. «Lorsqu'un administrateur m'entend m'engager envers quelqu'un, je veux qu'il s'assure que je respecte cet engagement» dit Gioia.

Gardez votre gestionnaire à l'heure

La plupart des managers veulent être rapides pour les réunions et autres engagements, mais les distractions peuvent rendre cela difficile. «Je garde le Dr deBethizy sur la bonne voie» dit Peay. « Quand l'heure d'un rendez-vous approche, j'ai parfois besoin d'aller dans son bureau et de montrer ma montre ».

Polonais la langue de votre manager

Quelle que soit leur position dans l'organigramme, de nombreux professionnels de l'administration maîtrisent mieux la langue que leurs supérieurs. Le gestionnaire avisé le reconnaîtra et permettra à l'administrateur d'intervenir. 'Certains administrateurs qui étaient des majors en anglais peuvent êtregrammairela police pour leurs patrons », dit Gioia.

Améliorez les présentations de votre patron

Qu'il s'agisse de peaufiner une fonctionnalité de PowerPoint ou de remanier son organisation, les administrateurs peuvent considérablement améliorer leurs supérieurs. présentations. Quelle meilleure façon de mettre votre patron en valeur ? 'Parfois, les administrateurs ont des compétences de présentation bien meilleures que celles de leur patron', dit Gioia.

Anticiper les problèmes

Éviter les calamités est au moins aussi important pour votre patron que d'avoir l'air poli. « Regardez les problèmes qui se présentent et réfléchissez à la manière dont ils peuvent être résolus » ; dit Fenner. « Regardez ce qui n'a pas été fait avec succès, et faites-le ou améliorez-le ».

Représenter le point de vue du patron sur la culture d'entreprise

Les administrateurs jouent souvent un rôle important en tant quede factoministres de la culture d'entreprise. « L'assistante administrative doit savoir quelles sont les attentes de son cadre, quelle culture il souhaite mettre en place », dit Peay.


Pour plus d'informations et de conseils pour vous aider à faire avancer votre carrière administrative, consultez tous nos conseils pour les professionnels de l'administration.