Votre patron vous a confié la responsabilité d'une newsletter d'entreprise ou de service, mais vous n'avez jamais suivi de cours d'édition ou de graphisme ? Ne paniquez pas. Aujourd'hui, de nombreux administrateurs assument cette responsabilité. Ces conseils vous aideront à démarrer.


Contenu concis

La plus grosse erreur des novices en matière de newsletter est d'inclure des articles trop longs, explique Elaine Floyd, l'auteur de St. LouisNewsletters rapides et faciles. L'article le plus long ne devrait pas occuper plus de deux colonnes sur une page de trois colonnes, mais la plupart des articles devraient faire moins de 100 mots. Vous pouvez apprendre à condenser les informations en paquets serrés en étudiant les brèves commerciales des journaux.

Dans les bulletins électroniques, Floyd inclut simplement des titres et une phrase ou deux sur le sujet de l'histoire avec un lien vers l'article complet.

Et, bien sûr, n'oubliez pas de demander à quelqu'un d'autre de relire la newsletter avant de l'envoyer.


Mise en page

Parce qu'il est plus difficile de manipuler les graphiques dans les programmes de traitement de texte, il est utile d'acheter un logiciel de publication qui inclut des modèles de bulletin, suggère Judy McCoy, CPS/CAP, qui se porte volontaire pour travailler sur le bulletin du Bellingham, Washington, chapitre de l'Association internationale des Professionnels de l'Administration. Pour commencer, suivez un modèle, puis expérimentez au fur et à mesure que vous en apprenez plus sur l'esthétique de la conception et les commandes de programme.


Des graphismes accrocheurs

Alors qu'un bulletin électronique avec des titres et des liens n'a pas besoin de graphiques, les photos et les images clipart sont essentielles pour attirer le lecteur dans les bulletins imprimés et Web, disent Floyd et McCoy. Chaque page doit inclure au moins une grande image, suggère Floyd.


Des titres accrocheurs

N'oubliez pas que l'œil suit d'abord les titres et les photos, dit Floyd. Gardez vos titres clairs et concentrés. De plus, 'si possible, mettez le point principal de l'article dans la légende [photo]', dit-elle.

Pour que votre e-newsletter se démarque dans les boîtes de réception des abonnés, gardez le nom de votre newsletter court et mémorable, puis incluez des mots-clés pour les articles les plus importants dans la ligne d'objet pour attirer le lecteur. Par exemple, '(Nom de l'entreprise) Insider : mise à jour des stocks, actualités des salons, bonus de Noël', suggère Floyd.

Tenir les presses


Pour sa newsletter, McCoy la publie en ligne plutôt que de l'envoyer par la poste. Elle n'a pas besoin de recruter d'autres bénévoles pour plier, sceller, tamponner et poster les bulletins,sauver l'organisation1 000 $ par année en frais d'impression et d'envoi. Chaque fois qu'il y a une nouvelle newsletter, McCoy envoie simplement par courrier électronique le lien correspondant aux membres.

Avantages de l'impression

Cependant, avant de cesser d'envoyer la version imprimée, vous devez tenir compte de votre public - collègues, clients/clients ou membres de l'association - et du format qu'ils sont le plus susceptibles de lire, explique Floyd. Les personnes submergées de plus de 100 e-mails chaque jour peuvent oublier ou même effacer votre newsletter, accidentellement ou parce qu'elles n'ont tout simplement pas le temps de la lire pendant qu'elles consultent leurs e-mails.

« Je constate que vous obtenez beaucoup plus d'attention en envoyant des choses par télécopieur ou par impression », dit Floyd. « En marketing, il faut toujours aller là où il n'y a pas d'abondance.