«Nos administrateurs sont des bouées de sauvetage qui nous fournissent nos informations les plus vitales et assurent la coordination de nos responsabilités et de nos ressources», déclare Marc Wright, fondateur et directeur de Martinez & Wright Homeownership Partners à Los Angeles. 'S'ils nous envoient des messages qui ne sont pas clairs ou inexacts, nous finirons comme le déjeuner de quelqu'un d'autre.'


Le courrier électronique étant le mode de communication d'entreprise préféré et une responsabilité accrue étant confiée aux assistants administratifs, de bonnes compétences en rédaction sont indispensables pour des employés efficaces, productifs et précieux.

«En ces temps de compétition, tout le monde doit pouvoir partager des informations rapidement et avec une précision totale», déclare Wright. Étant donné que les employés de l'entreprise utilisent massivement le courrier électronique et la messagerie instantanée, une communication efficace par écrit est essentielle.

'Si [nos administrateurs] ne sont pas au courant des communications avec les parties extérieures, ils nous exposeront à des poursuites judiciaires ou compromettront notre position de négociation', a-t-il déclaré. 'On pourrait dire que nous vivons et mourons par deux choses : le soutien de nos administrateurs et la vitesse et la précision de la communication écrite de chaque membre de notre équipe.'

Pour vous assurer que vous avez la matière « écrire », suivez ces conseils deSteve Peha, coach d'écriture basé à Chapel Hill, Caroline du Nord :


  • Utilisez la bonne police :La plupart des polices par défaut, comme Times et Arial, sont difficiles à lire à l'écran. « Vous pouvez réduire les fautes de frappe manquées en passant à Verdana », suggère Peha. « Il a été spécialement conçu pour être lu sur un écran d'ordinateur. Si votre entreprise a besoin d'une certaine police, composez votre texte dans Verdana, puis changez les polices juste avant l'impression.

  • Personnalisez-le :« La rédaction commerciale semble maintenant beaucoup plus décontractée grâce au courrier électronique », déclare Allison Heartinger, une ancienne assistante de direction à Dallas. «Même mes e-mails officiels semblaient toujours plus bavards que les lettres formelles d'autrefois. Je marchais toujours sur cette fine ligne entre être trop décontracté – ou trop sévère.

    Pour s'assurer que vous ne vous trompez pas d'un côté ou de l'autre de l'équation, Peha suggère d'imaginer ce que ce serait de lire vos documents et de vous demander si vous (ou la personne pour qui vous écrivez) diriez réellement ces mots. 'Beaucoup de gens pensent à tort que la communication d'entreprise doit être impersonnelle', déclare Peha. 'Mais c'est une prescription pour ne pas être lu.'

  • Lisez-le et récoltez :Cela semble évident, mais la plupart des gens ne relisent pas leurs e-mails, ce qui peut vous donner l'air paresseux. Les mots manquants et les fautes de frappe sont une excuse facile pour que les gens ne vous prennent pas au sérieux.

    « Lisez votre travail à haute voix », conseille Peha. « Vous attraperez non seulement les fautes de frappe et les erreurs de grammaire, mais vous serez également en mesure de dire si le ton est ciblé.

    ASTUCE BONUS : Le correcteur orthographique n'est pas votre ami. Par exemple, il sautera directement sur les homonymes. Comptez-y à vos risques et périls.

  • Éviter le langage commercial galvaudé :« Des phrases courantes comme « à qui cela peut concerner » et « cela a attiré notre attention » sont des détours, car psychologiquement, nous voulons lire des documents qui nous concernent », note Peha. « Des phrases comme celle-ci envoient généralement un message impersonnel. » Si vous utilisez ces termes, supprimez-les. Vous constaterez souvent que vous pouvez écrire la phrase entière sans la phrase.

    CONSEIL BONUS : Nous écrivons souvent longtemps lorsque nous écrivons formellement, mais les phrases plus courtes sont plus faciles à comprendre. Si votre phrase comporte plus de trois parties ou 20 mots, vous pouvez probablement la couper.

  • Rendez-le facile à lire :Will Getter doit rédiger de nombreux briefs pour les chefs de projet chez IDEO à Palo Alto, en Californie. 'Habituellement, leur temps est très limité, donc plus mes e-mails sont concis, complets, clairs et complets, plus ils seront informés', dit-il.

    C'est une bonne stratégie. 'La plupart des gens ne lisent pas les documents commerciaux de la même manière qu'ils lisent des livres - ils vont les survoler', explique Peha. « Donc, les en-têtes, les puces, les chiffres et d'autres moyens d'indiquer le contenu de l'article augmentent la probabilité que vos informations soient lues. »

Alors que vous communiquez au travail, suivez ces conseils. Ils ne vous aideront pas seulement à créer des documents plus efficaces, ils augmenteront également vos chances de réussite professionnelle.

Pour plus d'informations et de conseils pour vous aider à faire avancer votre carrière administrative, consultez tous nos conseils pour les professionnels de l'administration.