Les employeurs ne sont pas réellement tenus de créer et de maintenir un dossier personnel pour chaque employé. Cependant, les documents concernant vos employés doivent être stockés quelque part. La variété des documents créés peut soulever des questions quant à savoir si un document spécifique doit être placé dans le dossier personnel d'un employé.
Vous savez probablement que les informations médicales doivent être stockées séparément dans un dossier confidentiel, et vos dossiers personnels comprennent probablement des documents tels que des demandes d'emploi, des évaluations de performance et des dossiers disciplinaires. Les dossiers connexes dont vous n'êtes peut-être pas sûr peuvent inclure des notes prises lors de l'entretien d'embauche ou la documentation d'une enquête à l'appui d'une action disciplinaire.
Notes d'entrevue
Pendantentretiens d'embauche, vous (ou le responsable du recrutement) prendrez probablement des notes sur le candidat. Ces notes peuvent être prises pendant l'entretien, ou peuvent être écrites immédiatement après l'entretien pour développer les réflexions notées. Ces notes n'ont pas besoin d'être dans le dossier personnel de l'employé et doivent être stockées séparément.
Les notes prises lors d'un entretien peuvent inclure des déclarations positives et négatives, et vous préférerez peut-être que l'employé n'ait pas accès à ces déclarations s'il demande une copie de son dossier personnel. Ces notes se rapportant à votre décision d'embauche, elles doivent être conservées au moins un an, conformément à la réglementation de laCommission pour l'égalité des chances dans l'emploi. Cependant, ils ne doivent pas être conservés dans un dossier personnel.
Si vous avez l'intention de garder ces notes séparées, soyez prudent lorsque vous prenez des notes pendant les entretiens. Par exemple, évitez d'écrire des notes directement sur le CV du candidat car ce document fera partie du dossier personnel. Même si une déclaration semble anodine, quelques mots sortis de leur contexte pourraient être mal compris par l'employé, en particulier si l'employé a demandé une copie de son dossier alors qu'il envisageait un litige contre votre entreprise.
Les autres informations du processus d'embauche qui doivent être séparées du dossier du personnel comprennent les résultats de toute vérification des antécédents ou des références, les résultats de tout test de compétences ou d'aptitude, et le formulaire I-9 de l'employé.
Notes disciplinaires
Certains enregistrements de mesures disciplinaires, tels que les avertissements donnés aux employés, doivent être inclus dans les dossiers du personnel. Cependant, les documents connexes ou justificatifs peuvent être stockés séparément. En règle générale, si le document a été partagé avec l'employé, il doit figurer dans le dossier du personnel. Sinon, il doit être stocké séparément. Un exemple de document à exclure serait une accusation ou une déclaration de témoin prise dans le cadre d'une enquête sur une inconduite.
Par exemple, Carol accuse Walter deharcèlement sexuelet fournit une déclaration écrite affirmant que Walter a raconté à plusieurs reprises des blagues de mauvais goût. Vous recueillez les déclarations des témoins et donnez éventuellement un avertissement écrit à Walter. Une copie de cet avertissement doit être placée dans le dossier personnel de Walter, mais vous ne devez pas inclure une copie de l'accusation de Carol, ni des copies des déclarations de témoins dans le dossier de Walter.
Selon qui a accès aux fichiers, vous ne voudrez peut-être même pas une copie de l'accusation de Carol dans son dossier personnel. Si Carole postule plus tard pour une promotion et que le responsable du recrutement constate qu'elle a déposé la plainte, le responsable pourrait prendre en compte ce document de manière inappropriée dans la décision d'embauche. Même si aucune irrégularité ne se produit, mais Carol estnon sélectionné pour la promotion,le responsable du recrutement devra peut-être prouver qu'il n'a pas pris en compte l'activité protégée de Carol dans la décision de promotion. Garder ces dossiers séparés et confidentiels peut éviter de tels problèmes.
Que doivent voir les employés ?
Les employés peuvent demander l'accès à (ou même des copies de) leurs dossiers personnels. En fait, de nombreux États ont adopté des lois qui obligent les employeurs à honorer ces demandes. Même si votre état ne dispose pas d'une telle loi, un employé faisant l'objet de mesures disciplinaires ou envisageant une action en justice est susceptible de demander l'accès à son dossier personnel. Vous voudrez peut-être garder cela à l'esprit lorsque vous déciderez de placer ou non un document particulier dans le dossier personnel d'un employé.
Pourriez-vous utiliser davantage d'aide pour développer vos compétences managériales ? Rejoignez Gastromium gratuitement dès aujourd'hui. En tant que membre, vous recevrez des informations sur le leadership, des conseils de carrière et des conseils de recherche d'emploi directement dans votre boîte de réception. Laissez-nous vous soulager un peu.
Edwin J. Zalewski est rédacteur en chef adjoint deJ.J. Keller & Associés, une organisation spécialisée dans les questions juridiques liées aux ressources humaines et au travail.
Avis de non-responsabilité : aucune des informations fournies ici ne constitue un avis juridique de la part de Gastromium.