Conseils pour créer un e-mail d'absence du bureau pour un congé de maternité.


Prendre quelques semaines ou quelques mois de congé pour s'occuper d'un nouvel ajout est une période passionnante et peut se dérouler sans heurts si vous planifiez et vous préparez. Une des choses que vous voudrez faire est de créer un congé de maternitée-mail d'absence du bureaupour que vos clients, contacts et collègues sachent où vous êtes et qui peut les aider dans leur demande.

La dernière chose que vous voulez, c'est que vos messages se retrouvent dans le vide, vos contacts se demandant où vous êtes. Un e-mail d'absence bien structuré répondra automatiquement aux expéditeurs de messages pour leur faire connaître certaines informations de base :

  • Que vous êtes surcongé maternité
  • Approximativement quand vous prévoyez de revenir
  • Votre disponibilité actuelle pour répondre
  • Qui ils peuvent contacter pour une assistance immédiate
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Tant que vous incluez ces éléments dans votre e-mail, vous devriez être couvert. C'est à vous de décider à quel point vous souhaitez être détaillé et quel sera le ton de votre message. Cela dépendra de latype d'industrievous travaillez et avec qui vous correspondez généralement.

Voici quelques considérations et exemples pour vous aider à créer le message de congé de maternité parfait afin que vous puissiez désactiver les notifications et vous concentrer sur votre nouveau paquet de joie.


Partagez vos nouvelles

La première partie de votre message, ainsi que votre ligne d'objet, doit annoncer que vous êtesen congé. C'est à vous de décider si vous voulez dire que c'est un congé de maternité, ou si vous souhaitez être plus vague, mais la plupart des gens se sentiront soulagés de savoir que vous ne travaillez pas pour une bonne raison.

Donnez une idée de votre date de retour

Les personnes qui vous envoient un e-mail ne sauront pas nécessairement à quel point vous êtes en congé de maternité, alors au lieu de dire que vous reviendrez dans six semaines, essayez de donner une date approximative. Vous pouvez dire quelque chose comme « Je m'attends à revenir au début du printemps ou à la mi-septembre ».


Cela aidera l'expéditeur à décider s'il attendra votre retour ou s'il cherchera une autre personne pour l'aider.

Discutez de vos disponibilités

De nombreux nouveaux parents choisissent de quitter complètement le réseau pendant une semaine ou deux, mais commencent ensuite progressivement à vérifier périodiquement leur travail à domicile. Si c'est quelque chose que vous faites, informez vos expéditeurs de la fréquence à laquelle vous consultez vos e-mails, que ce soit une fois par semaine, rarement ou le soir. Vous pouvez également leur demander de mettre un certain mot dans la ligne d'objet afin que vous puissiez facilement filtrer les messages importants.


Si vous envisagez de prendre un vrai congé sans aucun contact professionnel, vous pouvez simplement dire quelque chose comme 'J'ai hâte de reprendre contact à mon retour'.

Soyez précis sur qui peut vous aider

Si vous n'êtes pas en mesure de répondre aux messages électroniques entre vos nouvelles fonctions de parent, assurez-vous que votre courrier électronique en cas d'absence du bureau indique qui d'autre peut répondre aux besoins de l'expéditeur.

Il peut s'agir d'une seule personne qui vous remplace, ou vous pouvez inclure les noms de personnes dans divers départements. Incluez les noms, titres, e-mails et numéros de téléphone de vos contacts, ainsi qu'une explication rapide des types de demandes que chacun traitera.

Cela peut ressembler à quelque chose comme : «Pour plus d'informations sur la manière de passer une commande, contactez Sally Gordon à [informations de contact ici]. Si vous avez besoin de prendre rendez-vous, Sam Jenkins [coordonnées ici] peut vous aider. Pour toute autre demande, contactez Jo Perkins à l'adresse [contact info here].»


Une note sur le ton

Selon le caractère décontracté de votre secteur ou de votre rôle, vous voudrez peut-être partager quelques détails sur votre nouveau bébé, un lien vers un album photo en ligne ou une ou deux boutades humoristiques. Cependant, si vous travaillez dans un secteur plus traditionnel (par exemple, la banque ou le droit), il peut être plus approprié de vous en tenir à un ton entièrement professionnel et entièrement commercial.

Un modèle d'absence pour congé de maternité

Bonjour,

Désolé tu m'as manqué ! Je suis à la maison en congé maternité jusqu'à la mi-novembre. Bien que je prévois de vérifier régulièrement mes e-mails, si vous avez un besoin urgent, veuillez contacter l'une des personnes suivantes qui se fera un plaisir de vous aider :

Pour des questions générales sur XYZ, veuillez envoyer un e-mail à Martha Brown à [email protected].

Pour une assistance immédiate concernant un projet en cours, appelez ou envoyez un SMS à Matt Johnson au 555-123-4567.

J'ai hâte de reprendre contact avec vous à mon retour.

D'ici là, portez-vous bien !

Nourrissez votre carrière ensuite

La rédaction d'un e-mail en cas d'absence du bureau est probablement l'une des dernières choses auxquelles vous pensez lorsque vous vous préparez à accueillir un nouveau membre de la famille dans votre monde. Maintenant, vous pouvez vérifier cela sur votre liste. Besoin d'aide supplémentaire pour naviguer sur le lieu de travail? Rejoignez Gastromium gratuitement dès aujourd'hui. En tant que membre, vous recevrez des conseils de carrière et des conseils de recherche d'emploi directement dans votre boîte de réception. Nous fournissons des conseils pratiques afin que vous puissiez consacrer plus de temps et d'énergie à vous concentrer sur ce qui compte le plus.